Försäljningssiffror som ska analyseras och kundregister som ska sorteras. Tillhör du dem som inte precis jublar av stapeldiagram och siffror? Du är inte ensam. Säljare som självlärda knackar sig fram i Excel är det gott om – men det finns faktiskt flera anledningar till att grotta ner sig i kalkylprogrammet, menar kursledaren och Office-pedagogen Niclas Pergament, som lär ut Excel till bland annat säljare via Kunskapsgruppen.
– Genom att skapa mallar, hitta genvägar och använda rätt verktyg kan du lättare klara av de ”tråkiga” uppgifterna och spara tid och ägna dig åt det du faktiskt är bra på – att sälja, säger han.
Men Excel är ett komplext program, som exempel finns cirka 400 inbyggda funktioner, över en miljon rader och drygt 16 000 kolumner. Det gömmer sig mycket funktionalitet under ytan och många av verktygen syns inte från utsidan utan du måste själv klicka runt för att hitta ”godbitarna”.
– Många sitter med hemmasnickrade dokument och använder Excel som ett gigantiskt rutnät, på samma sätt som om det vore en tabell i ett Worddokument. Men då får du inte heller någon bra hjälp av programmet.
Genom att Excel kan hantera stora datamängder och omvandla siffror till meningsfulla diagram, kan programmet ge dig en rejäl skjuts på vägen, oavsett om du ska hålla en kundpresentation eller vill hålla koll på säljteamet. Niclas Pergament varnar dock för en övertro på att Excel sköter sig självt. Ett visst mått av sunt förnuft är nödvändigt att ha med sig när du använder programmet.
– Räkna inte med att Excel bara löser dina problem. Om formeln som räknat ihop din senaste månads säljresultat visar på fyra miljoner kronor kan det vara bra att tänka ett steg längre än ”vilken fantastisk säljperiod jag har haft”, och istället fundera på om det kan finnas något fel i den skapade formeln.

 

Niclas Pergament

Niclas Pergament

Excelutbildaren Niclas Pergament:

7 sätt att underlätta säljarlivet med Excel 

1. Exportera data
Exporterar du ofta data från ett affärssystem eller ekonomisystem till Excel? Istället för att manuellt byta plats på kolumner som hamnat fel, sätta dit bindestreck, ändra format, eller ta bort punkter kan det finnas anledning att bekanta dig med verktyget makro.
Ett makro innebär att du spelar in de procedurer, alltså musklick och tangenttryckningar, som du behöver för att få den exporterade filen att bli precis som du vill. Nästa gång du hämtar samma typ av export kan du använda ditt inspelade makro och på en sekund har du fått hjälp med samtliga moment som du förut gjorde manuellt.

2. Automatisera bevakningar och påminnelser
Ska kunder som köper över en viss summa få en automatisk volymrabatt? Vill du bli påmind om när en kund har tackat nej vid tre tillfällen? Säljer en medarbetare för mer än 30 000 kronor och ska därmed få provision? Då bör du lära dig mer om verktyget villkorsstyrd formatering.
Här kan du använda olika teckensnitt, mönster, färger och kantlinjer för celler vars värde ligger innanför eller utanför de gränser som du anger, eller att -kundens namn blir rött om den har tackat nej tre gånger. Du kan även ställa in formateringen så att den hittar eventuella dubblettvärden, vilket kan vara användbart om ni är flera som jobbar i samma kundregister och samma kunds namn dyker upp på flera ställen.

3. Skapa ordning och reda i registren
Vill du sortera kunder i bokstavsordning och efter region, eller produkter och tjänster efter vad som har sålt bäst eller sämst? Det kan ta en evighet om du gör det manuellt – och ett ögonblick om du använder sorteringsverktygen.
Här finns dock några fallgropar. Om du råkar ha ett visst antal celler markerade, tolkar programmet det som att bara de markerade cellerna ska sorteras. vilket gör att för- och efternamn, produkter eller priser riskerar att hamna fel. I långa listor är det smart att börja med att låsa rubrikerna så att de syns på skärmen även när du skrollar neråt genom att använda verktyget lås fönsterrutor.

4. Analysera stora datamängder
Ett lättanvänt verktyg för att beräkna, sammanfatta och analysera data för att se jämförelser, mönster och trender är verktyget pivottabell.
I en pivottabell är det enkelt att skapa pivotdiagram med verktyget utsnitt, som är ett visuellt filter som ser ut som en liten fjärrkontroll och tillhandahåller knappar med namn på dina produkter, städer eller regioner, som du kan klicka på för att bara visa just dessa i pivottabeller och diagram.
Här finns även verktyget tidslinje där du kan välja om du vill se år, månader, kvartal eller dagar och där du även kan klicka på den tidsperiod som du vill analysera. För att använda tidslinje måste en av dina kolumner innehålla datum.

5. Gör säljprognoser
Säljprognoser är av högsta vikt för att planera din framtida försäljning, budget och kundvård. Genom att använda verktyget prognosblad skapar Excel en prognos och uppskattar försäljningstillväxt, beroende på hur andra produkter eller tjänster har sålt historiskt. Det krävs dock att du har historik, datum och tidigare försäljningssiffror tillgängliga som kan ligga till grund för prognosen.

6. Bygg presentationer
En väl underbyggd presentation är A och O för en framgångsrik säljprocess. Genom att göra skräddarsydda linje-, stapel- eller cirkeldiagram i Excel och sedan länka dessa till Powerpoint kan du skapa en proffsig presentation till kunden.
Istället för att alltid klistra in Exceldata i Powerpoint kan det ibland vara bättre att använda en hyperlänk som öppnar en Excelfil eller webbsida i bildspelet när du visar din Powerpoint-presentation. Det betyder att eventuell ny information automatiskt hänger med, utan att du behöver klippa och klistra.

7. Håll reda på ditt säljteam
Vill du få en bättre överblick över hur det går för teamet och se så att alla har samma säljstruktur? Skapa då en arbetsbok med flera blad med samma struktur, genom att använda gruppredigering. Det innebär att när du skriver i ett blad skrivs samma information in på samma ställe i alla blad samtidigt.
Alla säljare kan ha sitt eget blad i arbetsboken medan säljchefen kan ha koll på varje enskild medarbetares säljprestation och även göra sammanställningar av hur det har gått för teamet, exempelvis den senaste månaden, i teambladet.
Alla säljare kan ha ett eget lösenord till sitt blad och i bladen kan det både finnas skyddade celler, så att det inte går att förstöra formler, och dataverifiering, som förhindrar att ogiltiga data matas in. 

Charlotte Eisner

Charlotte Eisner

Säljchefen Charlotte:

”Säljkåren fick mycket mer frihet”

En kurs i Excel där säljchefen Charlotte Eisner fick lära sig att bygga egna mallar gav en självständigare säljkår.

– Resultatet blev bättre affärer, säger hon.

Charlotte Eisner har jobbat som managementkonsult, affärsutvecklare, vd och säljchef i 30 år. Excel har länge varit ett av arbetsverktygen – men främst för att rapportera i ett färdigt rapportunderlag som ekonomiavdelningen har tagit fram. 

– Tidigare har jag pekat på min controller som har hjälpt mig med de här underlagen. Själv har jag inte ägt systemet, utan fuskat lite och haft en grundförståelse för hur man bygger formler, säger hon.

Men för två år sedan bestämde sig Charlotte för att gå en kurs i syfte att kunna utveckla ett pedagogiskt stödverktyg till sin säljkår. Hon ville att de själva skulle kunna ta snabbare beslut direkt ute hos kunden, utan att behöva gå omvägen via sin chef.

Efter en tvådagarskurs hade hon lärt sig att bygga egna mallar i Excel där alla parametrar var rörliga och justerbara, vilket hjälpte till att göra bästa möjliga kalkyl hos kunden. Istället för att säljarna kom till henne för att fråga om de kunde gå ut med ett visst pris, kunde de nu istället själva lägga in siffror som bruttomarginal, bonusar och procentsatser i systemet, och direkt veta om de kunde göra en affär eller inte, genom att det blev rött eller grönt i arket.

– Det här resulterade i att säljkåren fick mycket mer frihet och att vi gjorde bättre affärer. Vi kunde se att vi tjänade mer pengar.

Charlotte Eisner jobbar numera som chief commercial officer (CCO) på Ferroamp Elektronik. 

– Jag har fortfarande nytta av kunskaperna från kursen, genom exempelvis dynamiska dokument, säger hon. 

Kom igång redan idag

4 smarta tips för att starta ditt nya Excel-liv:

  • Google kan vara till otroligt stor hjälp om du har fastnat i något moment, men det kräver oftast att du känner till vad de olika verktygen heter. Om inte – fråga en kollega. 
  • Anmäl dig till en utbildning. Det finns flera användbara kurser runt om i landet. Att plikttroget gå en Excelkurs bara för att chefen har ”tvingat” dig är dock ingen bra idé. Se till att du gör upp en plan för hur du faktiskt kan implementera dina nya kunskaper i ditt jobb – och gärna så snart som möjligt. Kunskap är en färskvara. 
  • Titta på Excel-tutorials. På Youtube finns mängder av så kallade tutorials där du på ett smidigt och snabbt sätt kan vässa dina kunskaper i Excel.
  • Utforska onlinemallar. Om du är uppkopplad kan du i själva Excel gratis ladda ner användbara mallar. Här kan du få tips och idéer för hur du kan jobba med allt ifrån listor till formler och diagram.

Källa: Excelutbildaren Niclas Pergament.