I en värld besatt av storytelling vill alla berätta om sin unika företagsresa, som oftast gör gällande att man en gång började från noll. Dessa berättelser känns ofta som kreativa efterhandskonstruktioner. Men Sofi Franzén började faktiskt från noll, åtminstone nästintill. Idag är företaget, den prisbelönta event- och kommunikationsbyrån Eventyr, Nordens största i sitt slag och hon utsågs till årets vd 2018.

Vi spolar tillbaka tiden till resans början, för 25 år sedan. Då jobbade Sofi Franzén som brevbärare och kompisen och medgrundaren Kristoffer Schjött Quist försörjde sig som butiksbiträde. De delade ett intresse för skidåkning och ursprungsidén var att arrangera skidresor och konferenser i fjällmiljö. Deras företag fick namnet Skid- och konferensguiderna. 

– Jag stoppade in lite sparpengar för att kunna betala min del. Vi fick också ett starta eget bidrag som räckte i några månader, minns Sofi Franzén.

Året var 1995 och eventbusinessen ännu i sin linda. De två unga entreprenörerna kämpade på sina hemmakontor, ovetande om att de skulle vara med och forma en hel bransch. På jakt efter kunder bläddrade de intensivt i företagskatalogen Gula sidorna.

– Vi ringde upp företag efter företag för att sälja in idén om skidkonferenser. Det visade sig vara extremt svårt, nästan omöjligt. Bara att komma i kontakt med rätt person på företagen var svårt. Jag tror inte vi fick in en enda affär den vägen, berättar Sofi. 

Men en kväll på Vattenfestivalen kom Sofi och Kristoffer i kontakt med en man som skulle lansera en ny skrivare.

– Han ville ordna något speciellt för sina kunder, det skulle vara en upplevelse utöver det vanliga. Det där sög vi tag i, och så styrde vi upp ett kundevent på Grand Hotel med gocart och stand up komiker.

Där och då föddes ett nytt affärsområde, med upplevelsebaserade kundevent.

– Man uppvaktade kunder mycket även på den tiden, men på ett annat sätt. De bjöds på dyra middagar och mycket sprit, och det fanns ett behov av att vidareutveckla kundbearbetningen. Företagen ville uppleva saker ihop med kunderna. Det vi gjorde fanns säkert redan, men inte på det sättet att man kunde köpa tjänsten av någon annan, förklarar Sofi.

Det första eventet blev en succé, nya förfrågningar trillade in. Och kunderna fortsatte att ringa.

– Vi trodde att vi enbart skulle göra skidresor. Men istället för att berätta för kunderna vad de borde göra, började vi lyssna på dem och sätta oss in i vad de ville ha. Vi breddade vårt erbjudande och kunde hjälpa till med kundevent och andra typer av möten, skidresor, utlandsresor och konferenser, berättar Sofi.

Just förmågan att anpassa sig har varit avgörande för hennes karriär och företagets framgångar. När vi träffas i Rålambshovsparken på Kungsholmen i Stockholm sjunger fåglarna ikapp i träden och Riddarfjärdens vatten glittrar i bakgrunden. Men hela världen håller andan på grund av coronavirusets skoningslösa framfart.

Hur hårt har krisen drabbat er?

– Det är svårt att säga, men vi tappade ungefär 90 procent av allt som vi hade planerat under våren. Eller, snarare, det har inte avbokats utan skjutits upp … 

På Eventyr var man blixtsnabba med att ställa om till digitala möten och event. Bara någon vecka in i krisen digitaliserades företagets populära frukostföreläsningar – med besöksrekord som resultat.

– Där fick många nya kunder upp ögonen för oss och då började vi få in förfrågningar, men de flesta projekt just nu är väldigt små, säger Sofi.

Man har också fångat upp kundernas ökade behov av att få hjälp med kommunikation och krishantering. 

– Vi har väldigt starka relationer med våra kunder. När de står inför en utmaning är vi en av de första de kontaktar och vi får sitta med i möten med ledningsgruppen och diskutera hur vi kan hjälpa dem. 

Personalen, en styrka på 30 anställda, är i skrivande stund korttidspermitterade och jobbar hemifrån.

Vad gör ni för att behålla glöden?

– Vi har digitala incheckningar varje dag och jag är helt öppen och berättar precis hur det ligger till. Att vara så transparent som det bara är möjligt har alltid varit viktigt för mig. Eftersom personalen är permitterad satsar vi på att erbjuda utbildning under den tid som de inte arbetar. Vi har anlitat externa experter som drillar oss i hur vi kan bli ännu bättre på att hjälpa kunder med kommunikation nu när behovet av det ökar. Så vi tänker framåt och lär oss hela tiden.

Ja, att man lär sig i kriser är en gammal sanning, och Sofi vet att det stämmer. Två djupa men stärkande stålbad har hon gått igenom i sin karriär. Finanskrisen 2008 satte marken i gungning och krävde att hon samlade all sin kraft.

– Vi bestämde oss för att det var värt att fortsätta kämpa så länge personal, kunder och leverantörer var nöjda. Vi såg till att ha roligt trots utebliven vinst, och jag tror faktiskt att vi kunde ta lite marknadsandelar också.

Men finanskrisen var ändå en västanvind i jämförelse med den katastrofsituation som bolaget hamnade i redan början av millenniet, 2001, efter några blomstrande år. Prestige kunderna hade avlöst varandra, den ena coolare än den andra. Medan Sofi och hennes gäng levererade med full kraft hade de glömt bort att sälja. 

– Vi satt som en ordermottagning, det bara ringde in kunder, så vi behövde inte vara särskilt aktiva i vårt uppsökande sälj. Vi jobbade oerhört hårt under en intensiv period, och när vi kom tillbaka och satt i planeringsmöte upptäckte vi att orderboken var tom. Vi hade ingenting bokat framåt – och vi hade inte ens insett det!

Det var i samma veva som it-bubblan sprack, och många kunder fanns inte ens kvar. Företaget hängde på ruinens brant. Om de inte lyckades få in nya affärer omedelbart skulle de bara överleva ett par månader till.

– Vi fick gå in till personalen och säga: ”Från och med nu är alla säljare. Det är bara att börja ringa.” Alla fick, där och då, sätta sig ner, lyfta luren och lära sig hur man säljer. Vi gick från ordermottagning till säljorganisation på en dag.

Säljtävlingar arrangerades och ägarna – Sofi och Kristoffer – föregick med gott exempel och ringde nonstop. Efter hårt arbete lyckades de rädda företaget.

– Jag blir handlingskraftig och lösningsorienterad när sådana här saker händer. Vi hade en stark företagskultur redan då, med en gemensam vilja att göra allt för att överleva. Men att vi skulle ställa om och jobba som säljare togs inte emot så väl på alla håll. Den största motståndaren var faktiskt en medarbetare som heter Marie Blomqvist, som idag är vår säljledare. Hon brukar själv skratta åt det.

Säljkrisen blev en nyttig, kanske till och med avgörande, läxa för det unga företaget.

– Vi formade om vår verksamhet och lärde oss hur vi skulle jobba framåt. Efter det här har vi sett till att ha en separat säljavdelning, som satsar allt på att dra hem affärerna, medan de andra fokuserar på leveransen.

 Sofi Franzén betonar att man samarbetar tätt mellan avdelningarna – alltid i team.

– Men många i vår bransch gör allt från ax till limpa, från att fixa hela affären till leveransen på detaljnivå. Det kan vara stressande att behöva skapa nya affärer och samtidigt styra upp hela resultatet.

Genom krisen lärde hon sig också vikten av att mäta saker bättre. Att sätta upp mål både på individ- och företagsnivå blev en viktig framgångsfaktor.

– Genom att vara tydlig med vad som förväntas får man folk att trivas – och genom att lyssna. Men jag kan bara skapa rätt förutsättningar för att utvecklas på arbetsplatsen. Det måste finnas ett driv inifrån personen själv också.

 

Sofi Franzén

Sofi Franzén

Sofi Franzén

 

Ålder: 48.

Familj: Man och två barn plus ett extrabarn en helg i månaden.

Bor: Sollentuna.

Gör: Vd på event- och kommunikationsbyrån Eventyr.

Vad kännetecknar en duktig säljare?

– Det handlar om en särskild sorts nyfikenhet och den där starka viljan framåt … Men också att man är rak och vågar ta diskussionen med kunden. Man kanske inte måste vara så detaljstyrd som säljare, det är viktigare att man kan se den stora bilden. Att sy ihop detaljerna kan man få hjälp med sedan.

– Ibland när man behöver en säljare och ska rekrytera händer det att den som skulle vara allra bäst säger ”men jag är ingen säljare”.

Varför är det så, tror du?

– På något sätt har titeln säljare fått en negativ klang. Man tänker på jobbiga telefonförsäljare, som är lite ”krängiga” så där. Det är inte det som våra kunder är ute efter. Våra säljare måste förstå kundernas behov och kunna ge dem en lösning på det.

De säljare som jobbar på Eventyr har en hög energinivå gemensamt, men i övrigt är de ganska olika varandra, berättar Sofi.

– Några är mer intresserade av att förstå kunden på ett djupare plan och gräver djupt, vilket kan skapa långsiktiga kundrelationer. Andra är mer fokuserade på projekt. Båda typerna är lika viktiga. Genom åren har jag blivit bättre på att förstå att olikheter är viktigt.

Sofi Franzén är inte ledaren som begår misstaget att bara anställa personer som påminner om henne själv. Hon är en otålig själ som lätt ”springer för snabbt”.

– Jag har lärt mig att det är viktigt att alla inte håller samma tempo som jag, det är bra med bromsande motpoler som vill göra djupare analyser. Men jag har varit skitjobbig förut, och inte förstått det riktigt. Jag vet att jag var en dålig ledare i början av min karriär. Inte bara dålig såklart, men jag har utvecklats mycket och lärt mig att göra om och göra rätt.

Sofi Franzén

Sofi Franzén

 Sofi är klädd i träningskläder när vi ses, efter intervjun väntar ett utomhuspass med delar av personalen.

– Vi tränar ihop varje vecka sedan flera år tillbaka. Det är frivilligt, men det kommer alltid ett gäng och vi har blivit fler nu, i och med coronaviruset längtar många efter att träffas på riktigt.

På Eventyr lever man som man lär kunderna – att det magiska sker i möten människor emellan. En stämning präglad av humor och öppenhet har byggt en stark företagskultur där människor trivs. Sofi beskrivs som en person som har extremt lätt för att få sin omgivning att må bra och ha roligt. När hon konfronteras med beröm av det slaget blir hennes vilja att ge personalen all kredd tydlig.

– I vår miljö är det väldigt enkelt att sprida en positiv energi. Jag får mycket uppmärksamhet, men många är involverade i det här arbetet. Jag skapar bara rätt förutsättningar för att vårt gäng ska nå sin fulla potential, men det är de som gör det största jobbet, säger hon. 

– Jag är övertygad om att man gör ett bättre jobb när man har roligt. Kul på jobbet ger bättre sälj, det ser jag bevis på varje dag. Men i den här krisen har jag haft mina dippar och jag har inte varit den bästa ledaren varje dag.

Sofi berättar, med värme i rösten, om stödet från medarbetarna. Flera av dem har varit med länge. På dagens ungdomsfixerade arbetsmarknad, där nytt blod ofta värderas högre än vishet, trotsar Sofi Franzén och Eventyr trenden. Hos dem har vissa medarbetare jobbat i över 20 år.

– Den som varit hos oss längst anställdes år 2000. Och jag tror att jag har fyra eller fem personer som har slutat och kommit tillbaka. De är oerhört viktiga bärare av företagskulturen.

Hur påverkar dessa trotjänare försäljningen?

– De kan kulturen utan och innan, vilket förstås är väldigt värdefullt. Han som har jobbat längst hos oss, Magnus af Trolle, är en så otrolig kulturbärare. Han återberättar ideligen saker som hänt tidigare, så att de nya känner att de upplevt viktiga grejer i vår historia.

Vad ger dig gåshud på jobbet?

– När man är ute på en leverans, och ser resultatet av allt arbete på ett livemöte, till exempel. Jag älskar den där nerven, när man vet att det sker nu och att omtagningar inte är möjliga. Vi kanske har taltränat en vd och så ser man hur lyssnarna tar emot budskapet och effekten av det – det kan verkligen vara gåshud. En annan situation är när jag sitter på ett byråmöte och hör en kollega ge konkret, positiv feedback till en annan kollega. Att kunna ge, och ta emot, feedback är något som vi har övat mycket på.

Parallellt med Eventyrs 25 år långa företagsresa har Sofi gjort sin egen, privata resa. Två barn, en dotter och en son, har hon med maken Kjell, som har funnits vid hennes sida ända från början.

– Vi hade ju kontoret hemma och han fick inte svara ”Kjelle” i telefon utan jag tvingade honom att svara ”Skid- och konferensguiderna” när det ringde, berättar hon och skrattar.

Kjell, som är verksam i byggbranschen, har varit en riktig stöttepelare både på jobbet och hemma. 

– I början hjälpte han till som guide på våra event och han har varit ett otroligt stöd hela tiden. Vi har verkligen delat på ansvaret i hemmet. Vår dotter Klara föddes mitt i krisen 2000–2001 och då var vi hemma med henne lika länge. När vår son kom gjorde vi likadant. Utan Kjelle hade jag inte kunnat jobba som jag har gjort.

 

Sofi Franzén

Sofi Franzén

Sofis råd: Hitta glöden i motgång

  1. Värna om öppenheten. Det är viktigt att informera ofta och tydligt om situationen i en kris. Var så transparent som möjligt.
  2. Fortsätt att fira. Fira de små framgångar som man kan skönja, hur små de än är. Det är väldigt viktigt!
  3. Planera för framtiden. Våga dra upp riktlinjer på längre sikt. Det är så lätt att tänka kortsiktigt och enbart befinna sig här och nu i en kris eller motgång. Men kom ihåg att höja blicken. Det här kommer att gå över.

 

Sofi Franzén: Så säljer vi i tuffa tider

  1. Fler säljare. I en kris är vi fler som jobbar med säljet, och då i team. Det blir en läroprocess för de som inte har jobbat med sälj tidigare. Några är med på frivillig basis för att ta chansen att lära sig.
  2. Mätbara mål. Vi fortsätter att mäta och sträva efter att nå våra mål. Att vi måste kontakta ett visst bestämt antal kunder varje dag får vi inte göra avkall på, trots att det går trögt.
  3. Vi har ställt om vår verksamhet till att fokusera mer på digitala möten. Genom att berätta det för marknaden genom kommunikation och pr har fler kunder fått upp ögonen för oss.

 

Sofi: Så har vi kul på jobbet!

  1. Vi använder mycket humor och gör en del pranks och roliga överraskningar. Om vi har ett möte och någon är lite sen så kan vi alla gömma oss för den personen. Jag tycker att det är sjukt kul – men jag är ju också väldigt lättroad.
  2. Vi försöker leva som vi vill att våra kunder ska göra och vi bygger mycket kultur genom gemensamma träffar i olika former. Under coronakrisen är det ännu viktigare, vi har haft många digitala aw och så har vi träningsträffar utomhus varje vecka.
  3. Även våra mest seriösa möten innehåller skratt. Vi säger som Tage Danielsson: Folk utan humor har vi svårt att ta på allvar.