Skylttillverkaren Skyltstället finns på 29 orter i Sverige. De 40 säljarna i organisationen arbetar till stor del uppsökande med kundbesök. Att räkna på offerter är komplext, eftersom man tar hänsyn till en mängd olika parametrar som skyltens storlek, material, design och om kunden vill hyra plats för skyltning.

Innan det nya affärssystemet rullade igång behövde säljarna åka tillbaka till kontoret efter kundmöten för att räkna fram en offert. Samuel Eriksson, koncernchef för Eriksson Business Group där Skyltstället ingår, berättar att man ville minska den tiden.

– Vi vill vara snabba och kunna lämna en offert direkt, så att kunden inte begär in offerter från andra aktörer. Det nya systemet är byggt med det i åtanke och för att effektivisera och kvalitetssäkra hela processen, säger han.

I det nya systemet, Skysales, kan säljarna visa produkterna och designen på sin laptop, surfplatta eller mobiltelefon när de är ute på säljmöten och lämna en offert på plats. Om kunden säger ja skickas ordern direkt till produktionen.

– Mig veterligen kan ingen annan i branschen lämna pris direkt ute hos kund. Säljarna slipper åka tillbaka till kontoret, utan kan åka vidare till nästa kund direkt. Dessutom säkerställs kvaliteten eftersom man inte kan missa något när man lägger beställningen, alla tillbehör måste klickas i och finnas med på ordern, säger Samuel Eriksson.

För säljaren och säljchefen Lars Sims består en arbetsdag vanligtvis av kundmöten från klockan elva och framåt. Då har han med sig affärssystemet i mobilen eller på en ipad.

– På morgonen gör jag bokningar och jobbar med layouter. Resten av tiden är vikt åt kundbesök. Jag tycker att det nya systemet har gjort att vi fått fler återkommande kunder, det går snabbt att ta fram en offert och priserna är exakta. Vissa kunder går till avslut direkt, andra behöver mer betänketid. En stor fördel är att det går snabbt att klara ut frågetecken, jag behöver inte ta med mig frågor till kontoret och mejla om dem senare.

Säljaren ser sin marginal på priset i systemet och kan ge kunden rabatt om det behövs.

– Man kan laborera om man behöver. Det behövs alltid utrymme för diskussioner inom försäljning, menar Lars Sims.

Affärssystemet genererar också statistik som gör det lätt att följa hur många möten säljarna genomför, antal offerter och antal godkända offerter. Redan första året med systemet ökade försäljningen med 20 procent och säljarna kunde tillsammans lägga tusen fler offerter än tidigare år.

– Vi har avslut på vår tredje offert som vi skickar. Jag tycker att det är bra och då får man samtidigt komma ihåg att det finns ett mörkertal, eftersom två offerter kan gå till samma kund för att de ska kunna välja mellan olika alternativ, säger Rickard Eriksson, vd på Skyltstället.

Affärssystemet har skräddarsytts av Skyltstället och en utvecklare. En utmaning var att skapa en smidig konvertering mellan kundoffert och ordrar.

– Det man offererar och informationen som skickas till tillverkaren är två skilda saker. Du kan till exempel diskutera en fasadskylt med kunden och då bestämmer ni storlek, färg och så vidare. När beställningen sedan går iväg behöver du ange mycket mer information, som material, hur listerna ser ut och så vidare. Det löser systemet nu, förklarar Rickard Eriksson.

I systemet finns också ett intranät med ett forum, där säljarna kan diskutera både jobb och förbättringsförslag. Och fler planer finns för framtiden, för att göra arbetet ännu smidigare. De tittar ständigt på nya funktioner. 

– Vi håller på att lyfta in vår bokföring i systemet och tittar på en form av modernare CRM-system som vi kan implementera som säljstöd. Vi vill ha en anpassad form av CRM i kombination med dagliga påminnelser om saker som budgetuppföljning, uppföljning av kundbesök och prospekterings-verktyg. Det blir nästa steg, säger Rickard Eriksson.

Utgå från användarna

Ett bra utformat affärssystem ska utgå från användarnas behov. Men det finns gott om exempel på motsatsen, menar Jonas Söderström, ux-strateg och författare till boken ”Jävla skit-system!”

– Dåliga it-lösningar minskar produktiviteten och utgör ett arbetsmiljöproblem.

Han kopplar samman den stigande psykiska ohälsan med den kognitiva belastning som digitaliseringen innebär.

– Jag tror inte att dåliga it-system är den enda förklaringen till ökningen av stress och ohälsa, omorganisationer och rationaliseringar har säkert också spelat in. Men datorisering har många gånger varit motorn i sådana nedskärningar och i många fall har det inte gett de effektivitetsvinster som skulle motivera nedskärningarna.

Ett vanligt problem, menar Jonas Söderström, är att it-systemen inte är anpassade efter arbetsplatsens behov.

– Systemen bygger ofta på en idealiserad bild av hur en organisation och människor fungerar. På ett säljföretag som jag besökte berättade säljarna att de inte la in sina kontakter i CRM-systemet. Varför? frågade jag. Jo, då kunde ju någon annan säljare sno kontakterna. Det är ett tydligt exempel på att systemet inte är anpassat efter hur verkligheten fungerar.

De senaste åren har medvetenheten om kognitiv arbetsmiljö ökat. Flera fackförbund har tagit fram checklistor för den digitala arbetsmiljön och arbetsmiljöorganisationerna Prevent och Sunt arbetsliv har gjort egna guider för vilka krav man bör ställa på it-lösningar.

– Det svåra med affärssystem är att de har blivit så stora att de omfattar allting. Om man är säljare måste it-lösningen fungera så enkelt som möjligt, så att man kan lägga tid på kunderna istället för att sitta och titta på skärmen eller ringa en kollega om hjälp, säger Jonas Söderström.

 

UX-strategen Jonas Söderström:

UX-strategen Jonas Söderström:

Sju vanliga problem med affärssystem

  1. Antalet datasystem som vi använder i arbetet har exploderat. De är ofta påtagligt olika, och vi använder dem ofta oregelbundet. De är därför svåra att lära sig.
  2. De används i hög grad för uppgifter som ligger utanför det som vi uppfattar som vårt egentliga arbete. Nyttan av dem är inte alltid uppenbar för oss själva.
  3. De innebär en styrning av arbetet in i mycket små detaljer, och tar bort möjligheten till flexibilitet. De ger också möjligheten till övervakning av oss.
  4. Affärssystemen införs i ett allt snabbare tempo.
  5. De är ofta dåligt utformade, med svårtolkade skärmbilder, bristande pedagogik i hur informationen presenteras, och dålig överblick.
  6. De kräver nya arbetsinsatser för sin egen administration och sitt underhåll.
  7. Utbildning i de nya systemen är ofta bristfällig.

Så fixar du ett fungerande affärssystem. Jonas Söderström tipsar:

  1. Utvärdera det gamla. Kräv att det nuvarande systemet eller arbetssättet utvärderas grundligt innan ni köper in ett nytt. Vad är bra och dåligt? Vad säger användarna? Och hur lång tid tar det att göra viktiga uppgifter?
  2. Sätt effektmål. Sätt upp klara effektmål för vad systemet ska uppnå och en plan för utvärdering och uppföljning. Effektmål som är viktiga ur arbetsmiljösynpunkt är bland annat tiden det tar att göra en uppgift, att minska antal fel eller att det går snabbare att göra rätt. Antalet klick för att göra en uppgift kan vara en mätare på hur krångligt det är att utföra en uppgift.
  3. Jämför med andra. Finns det nya systemet redan i bruk på andra företag? Kolla med användarna där hur nöjda eller missnöjda de är, med allt från införande till utbildning och support.
  4. Underhåll. Vad kommer det nya systemet att kräva av underhåll, uppdateringar och nya säkerhetsrutiner? Vad kräver det i tid och personal? Följ upp och kontrollera efter införandet.
  5. Användarbarhetskompetens. Kräv att minst en person med kompetens inom användbarhet finns med under hela utvecklings- och implementeringsperioden. Vid stora projekt kan det behövas flera.
  6. Utbildning och fortlöpande stöd. Arbetsgivaren behöver planera tid för utbildning, träning och stöd med uppföljning och repetition.

Fotnot: UX är en förkortning av user experience, det vill säga användarupplevelse.