Att säga att powerpoint har revolutionerat vårt sätt att göra presentationer är ingen överdrift. 26 år efter att programvaran lanserades i stor skala är powerpoint ett så kallat varumärkesord, ett namn som är så etablerat att det används för att beskriva en hel produktgrupp. På samma sätt som vi säger att vi googlar när vi söker på nätet så är det självklart att vi ”visar en powerpoint” när vi har en produktpresentation, ett säljmöte eller håller ett föredrag.

Men även om programvaran minst sagt är vedertagen – det brukar sägas att powerpoints marknadsandel är 95 procent – väcker användandet av den ofta ont blod. Paradoxen kring powerpoint är att få verkar gilla verktyget, men alla använder det.

Ett filmklipp från en av kommunikationskonsulten Antoni Lacinais föreläsningar fick på kort tid 31 000 visningar när den delades på Linkedin. Rubriken? ”Powerpoint suger”.

I ett av sina föredrag hävdade han att ”powerpoint är som alkohol, tobak och narkotika – du blir hög av ditt missbruk, men alla andra får lida”.

– Det är ett missbruk. Vi använder inte powerpoint på det sättet som vi skulle kunna göra. Vi blir snarare hämmade av alla dåliga slides än vi blir inspirerade, säger han.

En ännu större publik har föreläsarcoachen David JP Phillips nått med sin föreläsning ”Death by powerpoint”, som spridits över hela världen.

Precis som rubriken antyder är han inte bästa kompis med denna programvara.

– Inom presentationsteknik finns det vissa discipliner, en av dem är powerpoint. Jag insåg för åtta år sedan att man misshandlade sina presentationer, sig själva och åhörarna. Det är en förolämpning mot kärnkompetensen, säger han.

Så varför envisas vi med att använda oss av powerpoint, om vi nu vet att ingen gillar det? David JP Phillips anger flera orsaker: dels är det enkelt och behagligt att gömma sig bakom en presentation, det kräver nästan ingen förberedelse alls, dels har det blivit norm.

– Energibesparing och rädsla, powerpoint uppfyller båda de två evolutionära instinkterna, det är klart att vi fortsätter att använda det, säger han.

Antoni Lacinai talar om powerpoint som ”stjälpmedel” istället för hjälpmedel. Hjärnan är inte konstruerad för att kunna hantera så mycket information som vi gärna stoppar in i vår presentation.

– Hjärnan kan bara minnas med hjälp av våra fem sinnen. En powerpoint-slide med text är abstrakt, så hjärnan måste omvandla den till sinnesintryck. Du måste alltså anstränga dig jättemycket för att minnas den.

Så vad ska man då göra istället? För vad händer när projektorn går sönder och det blir mörkt bakom din rygg?

Jo, det är då du har möjlighet att skapa en personlig kontakt med den som lyssnar.

– När du tar dig bort från det uppbundna, det finslipade och utstuderat fullmatade budskapet får mottagaren komma i kontakt med dig. Och det är människan vi köper, framför allt när det handlar om sälj, då påverkas vi av den stolthet, det uttryck, den passion som en människa kan känna för det hon eller han pratar om, säger David JP Phillips.

Powerpoint måste inte nödvändigtvis bannlysas, David JP Phillips kan till och med tycka att det är okej, men han uppmanar att då och då våga släcka ner sin powerpoint.

– Storytelling är det mest effektiva sättet att presentera något på, powerpoint är motsatsen. Så skriv på en whiteboard istället, ta fram lite rekvisita, säger David JP Phillips.

Ja, i en tid då produkter och tjänster blir mer likställda är storytelling det mest effektiva sättet att presentera på.

– Neurologiskt och biologiskt spöar det allt. Man stimulerar sinnena på ett sätt som är otroligt, säger David JP Phillips.

– Det är ovanligt att man lyckas använda powerpoint som en del av storytelling, det är ett verktyg att förmedla information statiskt, det finns sällan en berättelse med i det. Min idé är att du ska kombinera de olika presentationsteknikerna.

Viktigast av allt är att du, innan du gör din presentation, frågar dig själv: Varför är det här viktigt för kunden, vad är värdet? Och varför gör jag det här, hur mycket tror jag på det här själv?

– Bara att du ställer de frågorna gör att du för en helt annan energi in i ämnet. Det är extra viktigt när du använder en powerpoint, säger David JP Phillips.

Antoni Lacinai är inne på samma spår. Det är inte förbjudet att använda powerpoint, men dra ner på den skrivna texten, och gör dig fri från den. Och varva med varuprover eller annan rekvisita, blädderblock, whiteboard och film.

– Skapa dynamik! Vår koncentrationsförmåga är kortare än någonsin, för tjugofem år sedan sa man 20 minuter, nu klarar vi av att kon-centrera oss i tre och en halv minut, redan då har det börjat klia i fingrarna för att plocka upp mobilen och ta en titt på om något mer spännande har hänt. Så variera ditt uttryck.

Och framför allt, tänk igenom din presentation i förväg, så att du vet vem du pratar till, vad den personen behöver och matcha det med din egen kunskap.

– Att koppla fakta till exempel och berättelser är mycket mer effektivt, säger Antoni Lacinai.

 

3 fallgropar att undvika

1. Oförberedelsen: Detta resulterar i okunskap om målgruppen, att du blir för generell i ditt budskap. Det du säger upplevs därför som platt och ihåligt.
Tipset: Läs på om din mottagare, ring en kontaktperson, gå igenom de frågor som du ska presentera. Tänk igenom vilka frågor du kan få och förbered dig på dem.

2. Infodränkningen: Du är experten på det du ska tala om, risken är stor att du dyker ner för snabbt i detaljerna.
Tipset: Tänk på att det finns ett filter mellan dig och mottagaren av ditt budskap. Detta ska du använda för att filtrera fram det viktigaste för situationen. 

3. Vaggvisan: Du är nervös, du känner dig otrygg med situationen eller saknar glöd. Ja, du märker att dina åhörare sträcker sig efter mobilen eller tittar ut genom fönstret.
Tipset: För att engagera någon annan måste du intala dig själv att du brinner för det du pratar om. Om din målsättning är att överföra din entusiasm och kunskap till någon annan, är det en förutsättning att du själv utstrålar den. Entusiasm är nämligen smittsamt. Det skapar ett begär, en lust, en vilja. Är du nervös? Bra, det betyder bara att du är engagerad.