När Christoffer Tranquist för fyra år sedan blev försäljningschef på PlayAd Media Group hade det nystartade mediebolaget tre anställda. Christoffers uppgift var bland annat att bygga upp ett säljteam. Affärsidén var att hjälpa företag nå ut med reklamfilm på surfplattor, datorer och mobiltelefoner.

Kundrelationerna hanterades med hjälp av Post-it-lappar och olika excelfiler. Något som bland annat gjorde det svårt för säljarna att få en överblick över arbetet.

– Vissa dagar satt det hundra lappar runt datorn, vilket skapade stor irritation. Jag insåg snabbt att vi behövde någon form av säljstödsystem. Det går inte att jobba med Post-it-lappar när man ska växa och bli ett stort mediebolag.

Efter ungefär ett halvår var systemet inhandlat. Valet föll på Upsales då Christoffer var väl förtrogen med systemet från en tidigare arbetsplats. Att sjösätta systemet gick snabbt.

– Säljarna skickades på en tre timmars introduktionskurs. Sedan var vi i gång och fick börja laborera på egen hand, minns Christoffer.

I dag har PlayAd kontor i alla nordiska länder utom Island, och närmare 50 anställda, varav elva säljare. Säljstödsystemet används främst för att säljarna ska få en bättre uppföljning när det gäller offerter, möten och ordrar. Men också för att de ska kunna ta del av rapporter som visar hur säljarbetet går. Det kan till exempel handla om att få reda på hur stor sannolikhet det är för en affär, hur försäljningen ser ut gentemot budget och hur många möten som har gjorts med nya och befintliga kunder under en period.

– Har man ett säljstödsystem så har man stenkoll på varje kund, på vad som är viktigt och vad man har pratat om.

Ledningen har samtidigt satt upp ett ramverk som hjälper säljarna att använda systemet på bästa sätt. Man har också utsett en så kallad Super User som har blivit något av företagets egen support.

– Super Usern ska kunna djupdyka i hur vi kan använda systemet på bästa sätt. För det finns otroligt många funktioner som inte utnyttjas i dag.

Systemet har haft en avgörande betydelse för säljarbetet, berättar Christoffer Tranquist.

– Är jag till exempel sjuk, en kund ringer och en annan säljare måste svara, så är det jättebra att informationen om kunden finns samlad. Det gick ju inte med åttio Post-it-lappar på skrivbordet.

– Vi behöver också kunna hålla koll på varandra i teamet, så att ingen råkar ringa på någon annans kund. För då kan det bli pannkaka av alltihopa.

Christoffer Tranquist är övertygad om att CRM-systemet har ökat företagets lönsamhet.

– Utan det skulle vi inte alls ha någon koll på våra affärer, säger han.

Nu vill han och de andra i säljteamet lära sig mer om hur de kan använda systemet optimalt.

– Vi vill veta vad det finns för genvägar, snabbkommandon och skräddarsydda säljtavlor, och hur man kan använda rapporterna på bästa sätt.

Han vill också utveckla systemets sälj-tv, som med hjälp av diagram bland annat kan visa hur säljarna ligger till gentemot budget, och där det går att spela upp en låt tillsammans med en film på någon av säljarna när han eller hon har sålt för ett visst belopp.

– Det skapar ett enormt tryck i säljteamet när det händer saker, och man ser en säljare snurra runt där, jätteglad, på tv:n. Sådant bygger en bra teamkänsla.

Tio tips för att lyckas med CRM

1.Sätt upp tydliga affärsmässiga mål. Följ upp dem löpande, och se till att de är mätbara i systemet när ni drar igång.

2. Se till att alla i ledningen har förstått vikten av systemet, och att de föregår med gott exempel och använder systemet flitigt. Det ska vara solklart att initiativet kommer från högsta ort.

3. Skapa en projektgrupp där alla avdelningar är representerade och där deltagarna kan bidra med olika intressen och egenskaper. Om ni inte lyckas få in en representant från ledningsgruppen bör ni se till att de gästspelar vid ett par möten.

4. Se till att identifiera alla era processer. Hur kontaktas ni av olika intressenter? Vilken information skickas ut? Av vem skickas den ut? Det är viktigt att alla avdelningar får en gemensam helhetsbild av kunden.

5. Välj först en funktionalitet som har låg risk, hög avkastning och går snabbt att genomföra. Ta därefter nästa steg. Undvik att lösa alla problem på en gång.

6. Förändring medför rädsla. Motverka den genom frågestunder, information och workshops. Visa nytta, tidsbesparing och mervärde med systemet.

7. Utbilda alla i hur systemet stöder den dagliga verksamheten. Dag ett efter att utbildningen är klar måste systemet vara körbart.

8. Lägg full kraft på användandet och acceptansen av systemet. Rapporter och uppföljningar är enkla att lägga till i ett senare skede.

9. Tillsätt en CRM-grupp som säkerställer framtida engagemang, följer upp utsatta mål, utbildar, förvaltar och vidareutvecklar.

10. Fira varje framsteg i projektet så att det förknippas med någonting positivt. Var samtidigt tydlig med att ni aldrig kommer att bli klara. CRM kräver ständiga förbättringar.

Källa: Lundalogik