Många säljorganisationer står i dag inför en stor utmaning. Det handlar om motparten – inköparna – och den förändring av inköpsfunktionen som sedan 10–15 år pågår inom näringslivet. Från att ha varit en administrativ funktion, där inköparen har skrivit avtal och ägnat sig åt att pressa priser, har inköpsfunktionen alltmer övergått till att få en central roll i företagets affärsstrategi.

– Tidigare var inköparen någon som satt längst ut i organisationen och väntade på att få i uppdrag att köpa saker. Det här var en person som varken tog plats, eller fick ta plats, i organisationen, säger Carina Dahllöf, vd för Sveriges Inköps- och Logistikförbund, Silf.

I dag är situationen en annan. Genom att arbeta tvärfunktionellt med så kallat Supply Chain Management planerar, schemalägger och kontrollerar inköpsfunktionen ofta hela kedjan av logistiska funktioner från leverantör till slutkund.

– Det finns en ökad medvetenhet om att det går att tjäna stora belopp genom att förbättra inköpsprocesserna, säger Björn Axelsson, professor i företagsekonomi vid Handelshögskolan i Stockholm, där han under åren 2005–2009 också innehade Sveriges första professur i inköp.

Inköpsbesluten i en modern inköpsfunktion baseras alltså på totalkostnaden för produkten eller tjänsten, det vill säga alla de kostnader som köpet har genererat när varan eller tjänsten har gjort sin livstid. Här väger man således, förutom priset, in en rad olika parametrar, som till exempel kvalitet, leveransprecision, leveranssäkerhet, tillgänglighet och energiförbrukning.

Moderna inköpare har också en strategi för varje produkt eller tjänst de köper. Bland annat bygger man upp kategorispecifika team där man samarbetar med olika leverantörer för att öka kvaliteten på produkterna eller tjänsterna och för att hitta kostnadsbesparingar.

Det har även blivit vanligare att säljare och inköpare ingår strategiska partnerskap med varandra, där de driver gemensam affärsutveckling för att senare dela på förtjänsten.

Att inköp har blivit en strategisk nyckelfunktion märks också på att allt fler inköpschefer i dag tar plats i företagens ledningsgrupper.

Förändringarna av inköpsfunktionen innebär samtidigt stora förändringar för säljsidan. Om det tidigare var säljarna som sökte upp inköparna, är det i dag ofta tvärtom. Utvalda leverantörer/säljare bjuds in för att tillsammans med inköparen arbeta fram lösningar på det inköpande företagets behov. Ökade krav på effektivitet leder också till att inköpsfunktionen ställer krav på leverantören/säljaren att ha kontroll på sina interna logistik- och inköpsprocesser.

– Inköpssidan är i dag mycket mer förberedd än för 10–15 år sedan. Det tror jag kommer som en stor överraskning för många säljare, säger Björn Axelsson.

Samtidigt ökar kraven på säljarna att förstå hur inköpssidan ser på de varor och tjänster som säljarna erbjuder, menar Björn Axelsson. Han anser att det finns en stor okunskap hos många säljare om hur inköpare tänker. Bland annat nämner han Kraljics matris, ett viktigt analysverktyg och en modell, som används flitigt av inköpare för att kartlägga såväl det ekonomiska värdet som risken i användandet av en produkt och/eller leverantör.

– När jag har träffat säljchefer har jag märkt att det är få, jag skulle säga 20–25 procent, som överhuvud taget känner till Kraljics matris. Och detta trots att den är så central för inköpare, säger Björn Axelsson.

Säljarna behöver också skaffa sig fördjupade kunskaper om det inköpande företaget för att få en förståelse för kundens behov, hur den ska kunna sänka sina kostnader och hur de själva ska kunna vara med och skapa värde för kunden.

Bakom den snabba utvecklingen av inköpsfunktionen ligger framför allt den växande globala handeln.

– Inköparna har helt enkelt blivit tvungna att bli tuffare och se helheten från jord till bord. Det är konkurrenssituationen som har tvingat dem till det. Det har blivit nödvändigt för dem att ta till sig nya metoder och verktyg, säger Carina Dahllöf, vd för Silf.

Längst har utvecklingen kommit i globala och starkt konkurrensutsatta branscher, som till exempel bilindustrin och konsumentelektronikbranschen. Men också branscher som läkemedel och finans, som tidigare har släpat efter då de mått alltför gott och haft alltför stora vinster, har börjat anamma de nya idéerna, berättar Björn Axelsson.

Nu har förändringens vindar även nått den offentliga sektorn.

– Här befinner man sig i dag där den privata sektorn befann sig för cirka 10–15 år sedan, så den offentliga sektorn ligger långt efter. Men också här tvingas man i dag ha en internationell utblick, säger Carina Dahllöf.

När det gäller den fortsatta utvecklingen av inköpsfunktionen tror Carina Dahllöf att man måste jobba ännu mer tvärfunktionellt än i dag, där alla deltar och förstår att agera rätt för att skapa maximalt värde.

– Många tror också att funktionerna i framtiden kommer att gå in i varandra då det krävs att man jobbar efter samma mål och strategier oavsett inköp och logistik, säger hon.

För att även säljsidan ska kunna konkurrera på dagens globala marknad behöver man fundera på hur man kan höja kompetensen, menar Björn Axelsson.

– En säljare som ska möta globala inköpsavdelningar bör nog vara en väldigt senior person som plockas från linjeorganisationen och som kan vara leverantörens representant, säger han.