Reklambyrån Abakus ligger strategiskt mitt i centrala Stockholm. I ett stort öppet rum på sjunde våningen med utsikt över den hektiska Vasagatan sitter kreatörerna till höger och administrationen till vänster.

– Vi brukar kalla det för pojk- och flicksidan, eftersom vår kreativa avdelning enbart består av män för tillfället, säger Therése Bengtsson med ett skratt.

Det var 2004 som hon tillsammans med Christel Hedin bestämde sig för att starta eget. Anledningen var enkel, de ville bygga bolag.

– I dag är vi tio personer, men vi vill bli Sveriges bästa DM-byrå och sedan fortsätta växa i Europa. Det är tuffa mål, men vi älskar det vi gör, säger Therése Bengtsson.

En DM-byrå är traditionellt en reklambyrå som är inriktad på direktkommunikation, men Abakus arbetar också med webb, sociala medier, internkommunikation och butiksutbud.

I en bransch med tuff konkurrens och med en egen ambition att växa har Abakus starkt fokus på försäljning. Egna kontakter, »pitcher« och offentliga upphandlingar är några vägar till nya uppdrag. En »pitch« är när man i tävlan om en kunds uppdrag visar hur man skulle genomföra uppdraget om man fick jobbet – och presenterar det för kunden.

– Ju större och mer välkänd byrå du representerar, desto fler inbjudningar får du om att vara med och »pitcha«. Jag prenumererar också på bevakningstjänsten Allego för att ha koll på offentliga upphandlingar.

En av Abakus större kunder, Svenska Spel, vanns just genom en upphandling i konkurrens.

– Det var en upphandling som passade oss perfekt, eftersom de sökte en DM-byrå. Att vinna en upphandling känns fantastiskt. Det är både prestige att ha ett ramavtal och det innebär också en säker inkomst under en viss tid. En utmaning med offentliga upphandlingar för en mindre byrå som Abakus är att den upphandlande myndigheten ofta efterfrågar många olika tjänster.

– Det känns som om man vill klämma in så många tjänster som möjligt i en och samma upphandling. Ofta vill man ha PR, marknadsundersökningar, en kundtidning och kanske lite webb-tv på det! En liten byrå som vi har inte en chans att fylla alla de kraven. Jag läser alla annonser, men nio av tio upphandlingar går jag inte vidare med, säger Therése Bengtsson.

Hennes tips till andra företagare är att först och främst se till att man uppfyller alla krav, annars är det ingen idé att gå vidare. Något som Abakus lärde sig av egen erfarenhet när man deltog i en upphandling för ett offentligt bolag, ett köpcentrum, i Stockholm.

– Det fanns ett skall-krav om att alla i personalen skulle ha ett visst antal års erfarenhet. Vi föll på det och blev utslagna direkt. Det kändes lite frustrerande att vi inte gick vidare till arbetsprovet och fick visa upp vår kvalitet och kreativitet. Det är ju vad den här branschen handlar om.

När det gäller upphandlingar inom reklam och marknadsföring vill den upphandlande myndigheten ofta att leverantörerna ska lösa en kreativ uppgift och lämna in ett arbetsprov av något slag. En uppgift som så gott som alltid är obetald.

– Jag tycker att det är ok, även om de kanske kunde betala en symbolisk summa. Det är roligare att få visa upp sina idéer och sin kreativa sida, än att bara bedömas på rent formella grunder. I dag handlar många upphandlingar upp till 80 procent om administration i stället för idéer. Här skulle jag önska att det fanns en större flexibilitet.

Hon uppskattar att det går åt 50–100 obetalda arbetstimmar för att delta i en upphandling. Det handlar om att svara på alla frågor, ta fram den efterfrågade dokumentationen och få fram en kreativ idé. Tid som hon trots allt anser det värt att lägga ner – förutsatt att uppdraget är det rätta.

– Du får aldrig betalt för all den tid du lägger ner, så är det även med »pitcher«. Att delta i en upphandling är samtidigt en resa, där du lär dig massor med nya saker. Och även om du förlorar uppdraget har du kanske fått fram nya idéer som du kan använda någon annanstans.

I offentliga upphandlingar får alltid de deltagande leverantörerna ta del av utvärderingen efteråt. Då kan man själv se hur man har bedömts för de olika delarna som pris, kvalitet och kreativitet. Det bidrar till att man lär sig av processen.

– Det är förstås mindre roligt när man ser hur utslagsgivande priset kan vara. Vissa leverantörer dumpar priset till hälften för att få uppdraget. I värsta fall lägger man sig så lågt att man i slutänden inte kan leverera produkten, säger Therése Bengtsson.

På frågan om uppgjorda upphandlingar säger hon att det alltid förekommer sådana rykten.

– Ibland är det ju så att den som upphandlar vill jobba med en bestämd byrå. Då lägger man kanske in ett skall-krav att byrån måste finnas i Skåne eftersom deras samarbetspartner finns just i Lund. Det kan kännas lite surt om vi för övrigt anser att vi skulle vara perfekta för uppdraget.

 

Tips inför upphandlingen

  • Prenumerera på en bevakningstjänst för offentliga upphandlingar, till exempel Allego, Opic eller Mercell.
  • Börja med att i god tid läsa igenom förfrågningsunderlaget – noggrant.
  • Uppfyller du inte alla skall-krav – vänta på nästa upphandling.
  • Se till att ditt eget anbud noga följer förfrågningsunderlaget. Svara på alla frågor och följ samma disposition.
  • Var så konkret som möjligt i dina svar.
  • Se till att samla in all dokumentation som krävs i god tid, till exempel registreringsbevis, årsredovisning eller blankett från Skatteverket angående betald skatt.
  • Se till att anbudet undertecknas av rätt person, ofta krävs en behörig firmatecknare.