En första förutsättning för att få traktamente är förstås att du lämnat din vanliga verksamhetsort. Den motsvarar ett område inom fem mils avstånd från kontoret respektive bostaden. Vidare måste tjänsteresan innefatta minst en övernattning.
Reglerna för tjänsteresa gäller normalt bara upp till tre månader på samma ställe. För att bryta tremånadersperioden måste du arbeta minst fyra veckor på annan ort. Gäller det kortare uppehåll eller semester, förlängs i stället den löpande tremånadersperioden.
De skattemässiga avdragsgilla maxbeloppen för bland annat avrese- respektive hemresedag hittar du på skatteverket.se.
Den som vill ha högre avdrag måste visa att den faktiska fördyringen för alla tjänsteresor inom Sverige det året, i samma anställning, har varit högre än schablonbeloppen.
Många arbetsgivare betalar hotellräkningen via företagskort och betalar sedan bara ut dagtraktamenten. Den anställde får då bara göra avdrag för ökade mat och småutgifter.
Använder du företagets kreditkort för att betala både mat, hotell och småutgifter vid tjänsteresor får du förstås inget avdrag alls. Däremot beskattas du för kostförmån, eftersom arbetsgivaren har betalat hela måltidskostnaden. Gäller det representation blir det dock ingen förmånsbeskattning.
Får du både traktamente och fri mat på tjänsteresan ska traktamentet reduceras. Gör arbetsgivaren inte det räknas den överskjutande delen av traktamentet som lön. Traktamentet ska reduceras även om den fria måltiden inte förmånsbeskattas, till exempel för att det gällde en representationsmåltid.
